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Catering kalkulieren: So entsteht ein Angebotspreis
Wie Sie aus Gästezahl, Wareneinsatz, Personal- und weiteren Kosten einen Angebotspreis für ein Catering berechnen – mit Formel, Rechenbeispiel und den häufigsten Fehlern.
- Veröffentlicht am
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- Von
- Marcel Philipp Goraus
Kurz gesagt: Der Angebotspreis eines Caterings ergibt sich aus allen Kosten des Auftrags – Wareneinsatz, Personal und weitere Kosten – geteilt durch (1 − Zielmarge). Die Marge ist dabei ein Anteil am Preis, kein Aufschlag auf die Kosten.
1. Wareneinsatz pro Gast
Grundlage ist der Wareneinsatz pro Person: alles, was pro Gast serviert wird, bewertet mit Nettoeinkaufspreisen. Am genauesten wird er aus den kalkulierten Rezepten des Menüs. Multipliziert mit der Gästezahl ergibt das den Wareneinsatz des Auftrags.
2. Personalkosten
Zu den Personalkosten gehört jede Stunde, die der Auftrag bindet – nicht nur der Service vor Ort, sondern auch Vorbereitung in der Küche, Transport, Aufbau und Abbau. Jede Stunde wird mit dem Stundensatz einschließlich der Arbeitgeberanteile bewertet.
3. Weitere Kosten
Alles, was nur für diesen Auftrag anfällt: Transport, Leihgeschirr, Mobiliar, Einwegmaterial, Dekoration. Gemeinkosten Ihres Betriebs wie Miete oder Verwaltung sind hier nicht enthalten, solange Sie sie nicht anteilig einrechnen.
4. Marge und Angebotspreis
Die Gesamtkosten sind die Summe der drei Positionen. Der Nettoangebotspreis, der Ihre Zielmarge erreicht, ist:
Angebotspreis (netto) = Gesamtkosten ÷ (1 − Zielmarge ÷ 100)
Der Bruttopreis ist der Nettopreis plus Mehrwertsteuer. Welcher Steuersatz gilt, hängt von der Leistung ab; im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Rechenbeispiel: Firmenfeier mit 80 Gästen
Alle Werte sind Beispiele zur Veranschaulichung, keine Richtwerte.
| Position | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Wareneinsatz | 80 Gäste × 18,50 € | 1.480,00 € |
| Personalkosten | 4 Personen × 8 Stunden × 30 € | 960,00 € |
| Weitere Kosten | Transport und Leihgeschirr | 350,00 € |
| Gesamtkosten | Summe | 2.790,00 € |
| Angebotspreis netto | 2.790,00 € ÷ (1 − 0,25) | 3.720,00 € |
| Marge in Euro | 3.720,00 € − 2.790,00 € | 930,00 € |
Pro Gast sind das 46,50 € netto. Mit 7 % Mehrwertsteuer als Beispielsatz wird daraus ein Bruttoangebot von 3.980,40 €.
Häufige Fehler
- Aufschlag statt Marge: Wer 25 % auf die Kosten aufschlägt, erreicht nur 20 % Marge. Für 25 % Marge braucht es 33,3 % Aufschlag.
- Stunden vergessen: Vorbereitung, Fahrten, Auf- und Abbau binden Personal genauso wie der Service.
- Kleine Aufträge wie große rechnen: Personal- und feste Kosten verteilen sich bei wenigen Gästen auf weniger Köpfe – der Preis pro Gast steigt.
- Getränke und Speisen vermischen: Für sie können unterschiedliche Mehrwertsteuersätze gelten. Getrennte Positionen rechnen Sie getrennt.
Selbst rechnen
Mit der kostenlosen Catering-Kalkulation rechnen Sie Ihr eigenes Angebot durch – im Browser, ohne Anmeldung. Den Unterschied zwischen Marge und Aufschlag erklärt der Beitrag Marge und Aufschlag.
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